Chiusure Aziendali

In questa sezione del configuratore l’amministratore ha la facoltà di creare e configurare le chiusure aziendali. Una chiusura aziendale rappresenta un particolare stato del PBX nel quale tutte le chiamate in ingresso vengono gestite in modo alternativo e prioritario rispetto alle regole di instradamento correnti. In questo stato particolare il PBX risponde con un messaggio (scelto dall’utente) ed eventualmente dà la possibilità di lasciare un messaggio. Le chiusure aziendali sono quindi particolarmente utili per gestire i periodi di ferie o le chiusure speciali (ad es. ponti, s. patrono, chiusure per manutenzioni, ecc.). A differenza delle tabelle orarie (che pure potrebbero gestire questi periodi particolari) le chiusure aziendali possono essere gestite direttamente dagli utenti del PBX, direttamente dalla propria User Area a cui si accede con il proprio account utente, consentendo perciò una maggiore flessibilità e libertà nella gestione del proprio centralino.

La chiusura aziendale è caratterizzata dalle seguenti proprietà:

  • Numero/i aziendale/i: sono i numeri aziendali (almeno 1) che debbono seguire la chiusura: se si possiedono più numeri facenti capo a differenti reparti, è possibile ad esempio lasciare aperti particolari settori dell’azienda (es. assitenza tecnica) durante un periodo di chiusura aziendale
  • messaggio da riprodurre: può essere prelevato dal server o registrato direttamente dal terminale dell’utente
  • periodo di validità: è l’intervallo temporale, configurabile dall’utente, durante il quale il PBX segue la chiusura
  • attivazione: imposta l’attivazione della chiusura. Ogni chiusura crea una regola di instradamento “implicita” (cioè non visibile nella lista delle regole di instradamento correnti) e prioritaria rispetto alle regole di instradamento degli stessi numeri.

All’ingresso nella sezione Chiusure Aziendali, appare la lista delle chiusure Aziendali correnti.

Lista Chiusure

Con il pulsante  details si visualizzano le informazioni della Chiusura (vedi qui a lato). La chiusura può essere disabilitata premendo sul bollino verde but verde (che diventerà rosso)

Proprietà Chiusura

Per creare una nuova Chiusura Aziendale premere il pulsante add32. Un Wizard guiderà l’amministratore nella creazione della chiusura.

La prima tappa del Wizard consiste nel configurare i numeri aziendali interessati alla chiusura. La finestra mostrerà la lista dei numeri aziendali del PBX: si può scegliere quindi quale numero deve agire la chiusura. Nalla colonna di destra appariranno i numeri selezionati. Premere il bottone Avanti per continuare.Wizard Chiusure 1

 

Selezionare file audio: è il file audio da far ascoltare a chi chiama l’azienda; la cartella di lavoro è fissata in Server\closures: qui verranno depositati i messaggi di benvenuto e qulli depositati dai clienti.Wizard Chiusure 2
Modalità: la modalità Riproduci audio e chiudi chiamata si spiega da sola; la modalità Riproduci audio e registra messaggio, permette di lasciare un messaggio che viene recapitato via mail all’indirizzo specificato nel campo che apparirà sotto la modalità appena selezionata.

 

Pianificazione: a questo punto del wizard è necessario specificare il periodo di validità della chiusura. Al di fuori di questo periodo il PBX tornerà al funzionamento ordinario. E’ possibile scegliere se attivare/disattivare la chiusura manualmente oppure pianificarla indicando il periodo di validità.Pianificazione
Qualora si scelga l’attivazione manuale, occorrerà attivare/disattivare la regola dalla lista generale delle chiusure tramite il pallino colorato (verde = attiva, rosso = disattiva)
Qualora si scelga l’attivazione pianificata, occorrerà specificare le date e gli orari di inizio/fine chiusura. E’ possibile inoltre stabilire se i giorni compresi nell’intervallo data inizio/fine devono essere tutti interi (opzione tutto il giorno) o se esiste un orario di inizio/fine (opzione Seleziona intervallo) su ogni giorno dell’intervallo.Wizard Chiusure 4
COME REGISTRARE IL MESSAGGIO AUDIO

Il messaggio audio da associare alla chiusura aziendale può essere scelto sfogliando le cartelle del server o uploadato dall’amministratore durante il wizard di creazione. Nel caso non si abbia ancora un messaggio registrato,è possibile registrarlo da un telefono di uno dei due utenti abilitati, per mezzo della sua user area. Esistono due possibilità alternative per la registrazione gestione dei messaggi audio mediante telefono la user area:

Se l’utente che sta lavorando alla chiusura aziendalenon ha a disposizione una GUI o non l’ha ancora loggata, ma ha comunque un terminale connesso con il suo medesimo account, il configuratore offre la possibilità di utilizzare un numero di servizio.
Per registrare in questa modalità, digitare il numero servizi: una voce registrata inviterà ad iniziare la registrazione. Al termine della registrazione agganciare la cornetta e cliccare sul link Ho completato la registrazione.
Registrazione messaggio chiusura
Quest’ultima azione selezionerà automaticamente il file appena registrato che apparirà nel campo Seleziona file audio. Se il messaggio non è di proprio gradimento, ripetere le operazioni indicate.

 

Se l’utente che sta lavorando sulla chiusura aziendale ha a disposizione una GUI loggata, il configuratore presenta la possibilità di registrare il messaggio cliccando direttamente sul link Avvia registrazione; il PBX chiamerà il terminale associato alla GUI dell’utente e lo metterà immediatamente in comunicazione con il servizio per la registrazione del messaggio di chiusura. A questo punto una voce registrata inviterà ad iniziare la registrazione, al termine della quale su potrà agganciare la cornetta e cliccare sul link Ho completato la registrazione.Messaggio chiusura con GUI
Quest’ultima azione selezionerà automaticamente il file appena registrato che apparirà nel campo Seleziona file audio. Se il messaggio non è di proprio gradimento, ripetere le operazioni indicate.

A questo punto la chiusura è creata ed attiva. Alla data/ora stabilita e per tutto il tempo impostato le chiamate saranno instradate verso la chiusura, dopodiché il centralino tornerà al consueto regime di funzionamento.

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