Creazione e configurazione Utenti del PBX

L’utente VOIspeed rappresenta l’utilizzatore dei servizi offerti dal centralino. Può trattarsi di:

1) una persona fisica o ruolo ben determinati (Mario Rossi, Luisa Bianchi, il Posto operatore…), prescindendo dai terminali telefonici che utilizzerà, e quindi:

    • un videotelefono IP in azienda
    • un telefono IP da remoto
    • un cordless DECT in mobilità all’interno dell’azienda
    • un cellulare in mobilità all’interno ed all’esterno dell’azienda

2) un terminale telefonico generico per l’uso collettivo:

    • sala riunioni
    • citofono esterno
    • fax primo piano

In entrambi i casi l’utente del centralino VOIspeed è definito in maniera univoca da un numero di interno, e le credenziali (username e password) di accesso ai servizi del centralino.

 

Come configurare un utente con il centralino VOIspeed

Per gestire gli utenti del PBX o crearne uno nuovo, entrare nella pagina Configurazione – Utenti. In questa pagina apparirà la lista degli utenti nel centralino, se presenti.

 

I pulsanti   servono rispettivamente per consultare, modificare ed eliminare l’utente corrispondente. Per aggiungere un nuovo utente fare click su .
Le proprietà dell’utente sono distinte tra le informazioni specifiche del suo account e le proprietà del suo profilo. Le prime riguardano essenzialmente la sua identità, mentre le seconde riguardano i permessi ed i divieti a particolari servizi del centralino.

Creazione Nuovo Utente  Modifica Utente

 

Parametro Descrizione
Azienda Azienda corrente
Livello Solo per la piattaforma UCloud, oltre all’utente “base”, si può specificare un Power User con diritti speciali.
Reparto Indica un raggruppamento di utenti (ad es. Centralino, Commerciali, Tecnici, Amministrazione), da non confondersi con i gruppi di risposta. Per una definizione dei reparti vedi la sezione Configurazione dell’azienda.
Nome Nome proprio dell’utente (da non confondersi con lo user name). Parametro obbligatorio
Cognome Cognome dell’utente
E-mail Indirizzo email dell’utente (usato per invio delle credenziali e per l’invio attraverso la GUI). Parametro obbligatorio
Username Username dell’account: se il campo non viene compilato, la username corrisponderà al numero di interno inserito.
Password Password dell’account obbligatorio (lunghezza minima 8 caratteri). Verrà usata inizialmente sia per i terminali che per l’area utente e la UI. Per garantire la privacy dell’utente, egli ha successivamente facoltà di cambiare la password della propria UI e dell’area utente.
Riscrivi password Necessario per riscrivere la password a conferma della precedente
Sicurezza password Indica durante la digitazione la robustezza della password (molto debole, debole, discreta, media, forte, fortissima)
Notifica dati account Permette di scegliere quando e se inviare i dati dell’account all’indirizzo email configurato (Invia ora, non inviare)
Interno Numero di interno obbligatorio. E’ consigliabile creare interni di almeno 2 cifre.
Numeri vari Altri numeri associati all’utente. In particolare il numero di cellulare potrà essere associato come terminale supplementare dell’utente.
PIN Codice numerico personale utilizzato per accedere a vari servizi del PBX ove richiesto. Deve essere unico. Se non viene specificato alcun PIN, il PBX ne genera uno automaticamente.
Numero di uscita Permette di specificare il numero di uscita dell’utente, ossia con quale numero l’utente si presenta quando effettua chiamate all’esterno. Questo campo viene valutato nelle chiamate in uscita in base alle impostazioni presenti nei Gateway. Il valore che questo campo può assumere non è qualsiasi ma dipende dalla lista dei numeri di uscita configurati precedentemente nella sezione Configurazione–>Azienda–>Numeri (v. Gestire i numeri di uscita della mia azienda).
Rendi l’utente invisibile a tutti Abilitando questa voce, l’utente non sarà visibile nelle UI dei propri colleghi. A questa opzione è collegata l’opzione  che compare se è abilitato. Con questa opzione è possibile aggiungere delle eccezioni alla regola di mascheramento dell’utente in maniera che alcuni colleghi possano comunque vedere e contattare l’utente dalla propria UI.

N.B. dopo la conferma di creazione dell’utente, entrando nella modifica delle configurazioni effettuate, il singolo campo password sarà sostituito da due bottoni distinti (Password UI e Password terminali SIP): questi bottoni permettono di modificare separatamente la password per il login alla User Area e quella per i terminali SIP. Le due password sono gestite separatamente per dare modo agli utenti di cambiare autonomamente la password della propria user area senza modificare quella del proprio terminale.

Se è attiva anche l’integrazione con Polyedro, sotto la gestione delle password apparirà anche la possibilità di inserire dei rifermenti Polyedro per l’utente, allo scopo di integrare gli utenti di VOIspeed con Polyedro. Per maggiori informazioni consultare questa pagina del manuale.

 

PROFILO UTENTE

Il profilo utente elenca le proprietà ed i permessi dell’utente che l’amministratore può abilitare o meno secondo necessità. Sono riassunte nella seguente finestra:

Profilo Qui è possibile selezionare se assegnare o meno all’utente uno dei profili predefiniti che è possibile creare contestualmente alla configurazione stessa o nella sezione Configurazione–>Profili utente (cfr. Come creare profili utente)
Prefissi Negati Numeri o prefissi non potrà mai chiamare tranne nel caso in cui siano compresi tra i prefissi sempre permessi. Ad esempio, se viene inserito 0044 tra i prefissi negati, l’utente non potrà effettuare nessuna chiamata per il Regno Unito.
Prefissi sempre permessi Numeri o prefissi che l’utente può SEMPRE chiamare.

NOTA: i prefissi sempre permessi hanno priorità su quelli negati: ad esempio, se viene inserito il prefisso “3” tra i prefissi negati e il numero 3211234567 tra quelli permessi, l’utente non potrà chiamare alcun cellulare ad eccezione del 3211234567. Per chiamare i numeri fissi occorrerà inserire anche il prefisso “0” tra i prefissi permessi.

Permessi
Utente
Si può scegliere se inibire o permettere alcune funzioni dell’utente. E precisamente:

CARATTERISTICHE
Chat
: iniziare una chat o inviare un messaggio breve (si può però ricevere o rispondere ai messaggi)
Trasferimento File: inviare file (si possono accettare file)
Registrazione Chiamata: avviare la registrazione
Modalità Non Disturbare: attivare la modalità non disturbare
Modalità assente: attivare la modalità assente
Modalità deviazione: attivare la deviazione verso numero esterni
Casella vocale: attivare la casella vocale
Trasferimento di chiamata: eseguire l’azione “Trasferisci a” per gli eventi “Su occupato o non disturbare” e “Su irraggiungibile”
Funzione “Chi è stato”: permette all’utente di esaminare le ultime chiamate effettuate con l’interlocutore corrente.
Integrazione: permette di usare le credenziali dell’utente per l’autenticazione necessaria all’invio di messaggi SOAP (per maggiori informazioni consultare la documentazione dettagliata sull’integrazione per la piattaforma On-Premises).
Ingresso/uscita gruppi: permette ad un utente di entrare a far parte o uscire da un gruppo di squillo
Scelta gateway: permette all’utente di selezionare un gateway specifico per effettuare le proprie chiamate in uscita forzando le regole descritte dal LCR
Invio SMS singolo: permette all’utente di inviare singoli SMS verso numerazioni esterne
Mostra pagina gruppi: permette all’utente di abilitare sulla propria UI la pagina con il dettaglio delle attività dei gruppi.AREA UTENTE
Nota: abilitando una qualsiasi delle funzionalità presenti in questa sezione, l’utente corrispondente avrà automaticamente accesso alla propria User Area direttamente dalla propria UI
Chiusure aziendali: Abilita alla configurazione e gestione delle chiusure aziendali direttamente dalla propria User Area
Sale riunioni: Abilita alla gestione delle sale riunioni dalla propria User Area
Invio SMS Massivo:
permette all’utente di creare SMS da inviare a contatti multipli o specifiche liste di distribuzione
Gestione SMS: permette all’utente di avere i diritti di amministrare i permessi relativi agli SMS (invio singolo, invii massivi) su tutti gli utenti del centralino
ASSEGNAMENTO MULTIPLO DI UN PROFILO COMUNE A PIÙ UTENTI

Selezionando dalla lista più di un utente, è possibile assegnare loro un profilo e altre proprietà allo stesso tempo. Non appena il secondo utente viene selezionato, appare un nuovo bottone wizard32, cliccando sul quale si possono effettuare 4 azioni:

  • Assegna reparto: assegna un reparto comune agli utenti selezionati prelevandolo dalla lista dei reparti
  • Assegna numero di uscita: assegna un numero di uscita comune agli utenti selezionati
  • Assegna profilo: assegna un profilo comune (numeri permessi/negati e funzioni permesse) agli utenti selezionati, scegliendo fra quelli presenti nella lista Profili utente
  • Assegna numero : assegna in automatico gli interni degli utenti selezionati a partire dall’interno indicato come interno base. Ad esempio: inserendo 200 come interno base, si otterrà l’assegnamento degli interni 200, 201, 202, … secondo l’ordine di visualizzazione degli utenti. La generazione degli interni tiene conto degli interni eventualmente già presenti e li mantiene inalterati.
IMPORTAZIONE DEGLI UTENTI

E’ possibile importare gli utenti da un file CSV, facendo click sul pulsante import32. Sarà possibile rintracciare il file dalle risorse del proprio PC locale e da una risorsa remota. Il tracciato del file è consultabile facendo click sul puntante informazioni info32.

GESTIONE REPARTI

Facendo click sul pulsante home32 in alto, sarà possibile passare alla gestione dei reparti aziendali.

Questa sezione riguarda la creazione dei reparti aziendali.

I reparti consentono di classificare insiemi di utenti in base ad un criterio scelto dall’amministratore, ad esempio la mansione (amministrazione, magazzino, ecc) e/o la collocazione all’interno dell’azienda (es. ufficio 2, primo piano, ecc).
E’ possibile creare anche sottoreparti di un reparto comune. E’ una classificazione logica di comodo, ma utile oltre che per raggruppare gli utenti in maniera da essere più rapidamente rintracciati, soprattutto per il funzionamento della cattura di una chiamata in modalità generica (cioè senza specificare l’interno, vedi sopra). Per maggiori informazione sull’utilizzo dei reparti cfr. Configurazione Reparti

 

 

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