Come gestire le chiusure aziendali dalla propria User Area

Introduzione

La User Area è una sezione del centralino VOIspeed, tramite la quale l’utente può accedere ad alcune configurazioni del centralino. Vi si accede via web direttamente dalla UI, tramite il pulsante userarea che apre un’occorrenza di internet explorer contenente la user area.

Ucloud_userarea1

Configurare una chiusura aziendale

Una chiusura aziendale è un particolare stato del centralino VOIspeed nel quale tutte le chiamate in ingresso vengono gestite in modo alternativo e prioritario. In questo stato il centralino risponde con un messaggio (scelto dall’utente) ed eventualmente può dare la possibilità di lasciare un messaggio in una casella vocale. Le chiusure aziendali sono utili per gestire i periodi di ferie e le chiusure straordinarie (ad es. ponti, s. patrono).

La chiusura aziendale è caratterizzata dalle seguenti proprietà:

  • Numeri aziendali: sono i numeri aziendali (almeno 1) che debbono seguire la chiusura: se si possiedono più numeri facenti capo a differenti reparti, è possibile ad esempio lasciare aperti particolari settori dell’azienda (es. assitenza tecnica) durante un periodo di chiusura aziendale
  • Messaggio da riprodurre: può essere prelevato dal server o registrato direttamente dal terminale dell’utente
  • Periodo di validità: è l’intervallo temporale, configurabile dall’utente, durante il quale il PBX segue la chiusura
  • Attivazione: imposta l’attivazione della chiusura. Ogni chiusura crea una regola di instradamento “implicita” (cioè non visibile nella lista delle regole di instradamento correnti) e prioritaria rispetto alle regole di instradamento degli stessi numeri.

 

Per creare una nuova Chiusura Aziendale, entrare nella sezione Chiusure e premere il pulsante Add_Contact_Icon o cliccare sul link sottostante: un wizard guiderà l’amministratore nella creazione della chiusura.

Ucloud_userarea_wizard_chiusure

 

La prima tappa del Wizard consiste nel configurare i numeri aziendali interessati alla chiusura e la modalità di funzionamento della chiusura. Viene mostrata la lista dei numeri aziendali del PBX: si può scegliere su quali numeri agirà la chiusura. Nella colonna di destra appariranno i numeri selezionati.
Dare una descrizione di comodo della chiusura ed indicare la modalità di funzionamento della chiusura: la modalità Riproduci audio e chiudi chiamata permette chiudere la chiamata dopo la riproduzione di un messaggio; la modalità Riproduci audio e registra messaggio, è come la prima, ma in più permette al chiamante di lasciare un messaggio in casella vocale da recapitare via mail. Premere il bottone Avanti per continuare.
Ucloud_userarea_wizard_chiusure1

 

Messaggio audio: verrà chiesto ora di registrare o selezionare un messaggio per la chiusura. Nel primo caso occorre digitare dal proprio telefono il codice serivizi indicato a video (default 9850) ed al completamento della registrazione, fare click sul link Ho completato la registrazione. Nel secondo caso basta cliccare sul pulsante per esplorare la cartella dei file wave disponibili.
Se si è scelto di lasciare anche un messaggio verrà chiesto di indicare un indirizzo mail per recapitare la registrazione.
Ucloud_userarea_wizard_chiusure2

 

Pianificazione: a questo punto è necessario specificare il periodo di validità della chiusura. Al di fuori di questo periodo il PBX tornerà al funzionamento ordinario. È possibile scegliere di non pianificare la chiusura e quindi attivare/disattivare la chiusura manualmente oppure pianificarla indicando il periodo di validità. Indicare il range di validità in giorni ed ore del giorno se necessario. Ucloud_userarea_wizard_chiusure3a

 

Riepilogo: dopo aver deciso la modalità di panificazione,  il Wizard è terminato e lo step successivo mostra un riassunto delle impostazioni effettuate: oltre questo punto non si potrà più modificare la chiusura. Premere Avanti per salvare definitivamente la chiusura. Ucloud_userarea_wizard_chiusure4

 

Dopo aver verificato il riepilogo, la chiusura apparirà nella lista della sezione chiusure come mostrato nella figura a lato. Di ogni chiusura è se è schedulata possibile vederne lo stato, attivo Answered_report_call o disattivo Notanswered_report_call, se è pianificata o meno (clock), i dettagli (details) e cancellarla Delete_callrec Ucloud_userarea_wizard_chiusure_lista

Come registrare il messaggio audio per la piattaforma ON PREMISES

Il messaggio audio da associare alla chiusura aziendale può essere scelto sfogliando le cartelle del server o uploadato dall’amministratore durante il wizard di creazione. Nel caso non si abbia ancora un messaggio registrato, è possibile registrarlo da un telefono di uno dei due utenti abilitati, per mezzo della sua user area. Esistono due possibilità alternative per la registrazione gestione dei messaggi audio mediante telefono la user area:

Se l’utente che sta lavorando alla chiusura aziendale non ha a disposizione una GUI o non l’ha ancora loggata, ma ha comunque un terminale connesso con il suo medesimo account, il configuratore offre la possibilità di utilizzare un numero di servizio.
Per registrare in questa modalità, digitare il numero servizi: una voce registrata inviterà ad iniziare la registrazione. Al termine della registrazione agganciare la cornetta e cliccare sul link Ho completato la registrazione.
Registrazione messaggio chiusura
Quest’ultima azione selezionerà automaticamente il file appena registrato che apparirà nel campo Seleziona file audio. Se il messaggio non è di proprio gradimento, ripetere le operazioni indicate.
Se l’utente ha la GUI loggata, il configuratore presenta la possibilità di registrare il messaggio cliccando direttamente sul link Avvia registrazione; il PBX chiamerà il terminale associato alla GUI dell’utente e lo metterà immediatamente in comunicazione con il servizio per la registrazione del messaggio di chiusura. A questo punto una voce registrata inviterà ad iniziare la registrazione, al termine della quale su potrà agganciare la cornetta e cliccare sul link Ho completato la registrazione. Messaggio chiusura con GUI
Quest’ultima azione selezionerà automaticamente il file appena registrato che apparirà nel campo Seleziona file audio. Se il messaggio non è di proprio gradimento, ripetere le operazioni indicate.

A questo punto la chiusura è creata ed attiva. Alla data/ora stabilita e per tutto il tempo impostato le chiamate saranno instradate verso la chiusura, dopodiché il centralino tornerà al consueto regime di funzionamento.

All’ingresso nella sezione Chiusure Aziendali, appare la lista delle chiusure Aziendali correnti.

Lista Chiusure

Con il pulsante  details si visualizzano le informazioni della Chiusura (vedi qui a lato). La chiusura può essere disabilitata premendo sul bollino verde but verde (che diventerà rosso).

Proprietà Chiusura
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