Come gestire lo stato di VOIspeed

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In questo articolo vedremo come utilizzare al meglio la gestione degli stati messa a disposizione dal proprio VOIspeed. Ogni utente, infatti, ha uno stato “telefonico” che indica la situazione in cui si trova il proprio interno relativamente alle conversazioni audio, per il quale egli può risultare (per approfondire, cfr. Come interpretare lo stato degli interni):

  1. Libero: pallino di stato dell’utente verde
  2. In squillo: pallino di stato dell’utente lampeggiante
  3. Occupato: pallino di stato dell’utente rosso

Questi stati sono indipendenti dal volere dell’utente e registrano solo la situazione in cui si trova il suo interno telefonico.

Oltre a questo, ogni utente può anche decidere di impostare uno stato “lavorativo” che permette di informare i suoi colleghi sulla disponibilità o meno a gestire nuove telefonate e prevede espliciti comportamenti in chiamata lato centralino.

Per modificare questo stato è sufficiente cliccare sul proprio avatar in alto a sinistra sul proprio VOIspeed. In questo modo si aprirà un menù di varie azioni possibili fra le quali la personalizzazione del proprio stato “lavorativo” e del proprio messaggio di stato.

Di seguito la descrizione di ogni singolo stato

Indica che si è nello stato lavorativo normale in cui si è disponibili ad accettare ed effettuare telefonate
Impedisce che arrivino chiamate all’interno
(che può comunque continuare ad effettuare chiamate in uscita e gestire messaggistica e trasferimento file)
Oltre a bloccare le chiamate in ingresso (il chiamante ascolterà un tono di occupato) inibisce i terminale dell’utente ad effettuare delle chiamate in uscita. Questo è lo stato normale per chi si assenta dalla propria postazione per un lungo periodo.
Attiva lo stato deviazione. Selezionando questa voce si aprirà una finestra di dialogo che permette di personalizzare verso quale utente o quale numero si desidera che vengano deviate le chiamate in arrivo (v. immagine sotto). Va sottolineato che in questo stato gli altri utenti vedranno il proprio interno come libero.

Differenza tra stato “assente” e stato “non disturbare”

I due stati hanno un comportamento profondamente diverso nella gestione delle chiamate da parte del PBX. Pertanto, è necessario comprendere la differenza tra i due, soprattutto quando la chiamata arriva ad un gruppo di utenti.

Nello specifico:

  • NON DISTURBARE: l’interno viene interpretato dal PBX come occupato
  • ASSENTE: l’interno viene interpretato come non raggiungibile

Quindi nel primo caso se tutti gli utenti di un gruppo fossero su “Non disturbare”, il gruppo risulterebbe occupato e potrebbe essere utilizzato l’evento relativo (ad esempio per accodare la chiamata); nel secondo caso, se tutti gli utenti fossero sullo stato “Assente”, il gruppo risulterebbe non raggiungibile.

Il suggerimento per gli utenti è quindi quello di usare l’impostazione DND quando si è fuori postazione temporaneamente e si presuppone che l’utente torni disponibile entro un tempo ragionevole nel proprio turno di lavoro.
Quando invece ci si allontana definitivamente dalla postazione (fine turno o periodo lungo di assenza) conviene usare lo stato Assente, oppure spegnere il proprio VOIspeed, ma attivando l’impostazione Utente “Imposta lo stato di assente al logout” (cfr. Impostazioni del proprio VOIspeed).

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