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Creare una rubrica aziendale condivisa

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VOIspeed UCloud  mette a disposizione degli utenti una Rubrica Aziendale centralizzata, all’interno della quale coesistono contatti veri e propri, riferibili a persone fisiche precise e contatti aziendali, ossia contatti che fanno riferimento ad organizzazioni per i quali è possibile sia specificare anagrafiche dedicate sia collegare contatti per i quali l’azienda diventa automaticamente un aggregatore.

Vediamo nel dettaglio le due tipologie.

RUBRICA VOIspeed UCloud – VISTA INIZIALE

Accedendo all’area Rubrica (Toolbox – Rubrica) è possibile visionare un pagina di riepilogo che permette a colpo d’occhio di avere informazioni sulla quantità di contatti e di aziende presenti nella rubrica centralizzata di UCloud; dai link presenti è possibile rispettivamente accedere alla lista dei Contatti e a quella delle Aziende

In questa pagina iniziale è anche possibile effettuare dei caricamenti massivi di contatti usando il tasto premendo il quale è possibile scegliere quale tipo di importazione si vuole effettuare fra:

  1. Importa da file CSV – questa operazione permette l’importazione massiva di Contatti e Aziende in UCloud a partire da un file CSV, il cui formato preciso viene specificato all’interno dell’attività guidata di importazione;
  2. Importa da Reviso – avvia una procedura guidata per importare i contatti dal SW di Teamsystem Reviso – Contabilità in Cloud (la funzione è operativa solo per le installazioni UCloud correttamente integrate con Reviso – Contabilità in Cloud);
  3. Importa da Alyante – avvia una procedura guidata per importare i contatti dal SW di Teamsystem Alyante (la funzione è operativa solo per le installazioni UCloud correttamente integrate con Alyante);

Al contrario, è possibile scaricare tutti i record presenti nella Rubrica condivisa di VOIspeed agendo sul tasto . In questo caso le opzioni possibili sono:

  1. Esporta in formato CSV – in questo caso si otterrà un file CSV, formattato come un file pronto per una nuova importazione
  2. Esporta in formato XML Polyedro – questa opzione va utilizzata nei casi in cui il PBX sia integrato con un Polyedro nel quale effettuare un import massivo delle anagrafiche contenute nel centralino.

Inoltre, agendo sul tasto è possibile avviare una procedura di deduplicazione dei contatti in rubrica se necessario (cfr. seguente: Procedura di deduplicazione).

Infine, il tasto  permette la cancellazione massiva di tutti i dati contenuti nella rubrica. NOTA BENE: l’operazione è IRREVERSIBILE!

 

RUBRICA VOIspeed UCloud – VISTA CONTATTI

Cliccando sulla voce “Vai ai contatti” si entra nella lista dei contatti presenti nella rubrica centralizzata di UCloud. Per ciascuno contatto sono visualizzate le seguenti informazioni:

  • Nome: nome del contatto
  • Cognome: cognome del contatto
  • Azienda: azienda a cui appartiene il contatto
  • Utente proprietario: utente che ha inserito il contatto
  • Azioni: set di azioni disponibili per contatto:
    • search Dettagli: cliccando sulla lente di ingrandimento sarà possibile conoscere i dettagli del contatto
    • edit Modifica: cliccando sulla matita sarà possibile modificare le informazioni del contatto (solo se si possiedono i permessi)
    • delete Cancella: cliccando sul cestino si può cancellare il contatto (se si possiedono i permessi)

NOTA BENE: la modifica e la cancellazione di un contatto a livello amministratore vengono inibiti nel caso in cui il contatto sia presente in rubrica come frutto di un’integrazione, ossia se l’origine del contatto è legata ad uno dei SW integrati con VOIspeed (Polyedro, CRM in Cloud, CRM Enterprise, Contabilità in Cloud)

Nella medesima pagina è poi presente un tasto per l’aggiunta di un nuovo contatto ed uno per l’eliminazione massiva di più contatti selezionati.

Aggiungere un nuovo Contatto

Cliccando sul pulsante add32 si può aggiungere un nuovo contatto.

I campi configurabili sono:

  • Nome: nome del contatto
  • Cognome: cognome del contatto
  • Azienda: azienda a cui appartiene il contatto – l’azienda va scelta dalla lista delle aziende disponibili
  • Visibile da: permette di configurare limitazioni di visibilità; le opzioni disponibili sono:
    • TUTTI: il contatto è pubblico e visibile da tutti gli interni collegati a UCloud
    • Reparto: il contatto diventa visibile solo dagli utenti appartenenti a quel reparto (ed a i sotto-reparti ad esso collegati)
  • Modificabile da: permette di configurare limitazioni di modificabilità; le opzioni disponibili sono:
    • TUTTI: il contatto è modificabile da tutti gli interni collegati a UCloud
    • Reparto: il contatto è modificabile solo dagli utenti appartenenti a quel reparto (ed a i sotto-reparti ad esso collegati)
    • Nessuno: il contatto non è modificabile dagli utenti del centralino.
  • Recapiti: nella sezione Recapiti  è possibile aggiungere quanti recapiti si vuole, ciascuno identificato da una tipologia a scelta fra:
    • Ufficio
    • Casa
    • Cellulare
    • FAX
    • Email

RUBRICA VOIspeed UCloud – VISTA AZIENDE

Sempre dalla VISTA INIZIALE della rubrica, cliccando sulla voce “Vai ai contatti” della sezione Aziende si entra nella lista delle Aziende presenti nella rubrica centralizzata di UCloud. Le aziende vanno considerate qui sia come collettori di contatti (ogni azienda può essere riferita ad un o più contatti, ciascuno con il suo set di Recapiti) sia come contatti veri e propri con i propri Recapiti dedicati. Per ciascuna Azienda sono visualizzate le seguenti informazioni:

  • Azienda: azienda a cui appartiene il contatto
  • P.IVA: partita IVA dell’azienda
  • Azioni: set di azioni disponibili per contatto:
    • search Dettagli: cliccando sulla lente di ingrandimento sarà possibile conoscere i dettagli dell’azienda e visualizzare la lista dei contatti personali associati a quell’azienda
    • edit Modifica: cliccando sulla matita sarà possibile modificare le informazioni dell’azienda (solo se si possiedono i permessi)
    • delete Cancella: cliccando sul cestino si può cancellare l’azienda (se si possiedono i permessi)

NOTA BENE: la modifica e la cancellazione di un contatto a livello amministratore vengono inibiti nel caso in cui il contatto sia presente in rubrica come frutto di un’integrazione, ossia se l’origine del contatto è legata ad uno dei SW integrati con VOIspeed (Polyedro, CRM in Cloud, CRM Enterprise, Contabilità in Cloud).

Aggiungere una nuova Azienda

Cliccando sul pulsante add32 si può aggiungere una nuova Azienda.

I campi configurabili sono:

  • Azienda: nome dell’azienda
  • P.IVA: partita IVA dell’azienda
  • Visibile da: permette di configurare limitazioni di visibilità. Le opzioni disponibili sono:
    • TUTTI: il contatto è pubblico e visibile da tutti gli interni collegati a UCloud
    • Reparto: il contatto diventa visibile solo dagli utenti appartenenti a quel reparto (ed a i sotto-reparti ad esso collegati)
  • Modificabile da: permette di configurare limitazioni di modificabilità; le opzioni disponibili sono:
    • TUTTI: il contatto è modificabile da tutti gli interni collegati a UCloud
    • Reparto: il contatto è modificabile solo dagli utenti appartenenti a quel reparto (ed a i sotto-reparti ad esso collegati)
    • Nessuno: il contatto non è modificabile dagli utenti del centralino.
  • Recapiti: nella sezione Recapiti  è possibile aggiungere quanti recapiti si vuole, ciascuno identificato da una tipologia a scelta fra:
    • Ufficio
    • Casa
    • Cellulare
    • FAX
    • Email