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Reviso: prima attivazione

Test

Per attivare la propria licenza CRM è sufficiente accedere al pannello di gestione delle aziende su UCloud e cliccare sul tasto CRM posto in corrispondenza dell’azienda per la quale si vuole attivare tale licenza.

Così facendo si aprirà il pannello con i parametri di installazione in cui sarà già abilitato il flag “Attiva integrazione” nella sezione VOIspeed CRM; a questo punto è sufficiente configurare il numero degli utenti che dovranno poter utilizzare una postazione CRM (voce “N. utenti integrati”) e confermare la scelta.

Dopo la corretta attivazione della licenza CRM nel pannello generale UCloud, bisogno spostarsi nella configurazione del PBX per completare la configurazione delle postazioni abilitate all’utilizzo del CRM.

Per prima cosa è necessario accedere alla sezione Configurazione–>Azienda e da qui nella tab Integrazione; alla voce VOIspeed CRM sarà possibile verificare il numero di utenti per i quali è possibile attivare una postazione CRM (voce “numero utenti integrabili”) e, subito di seguito, la lista degli utenti integrati. Per modificarla e/o aggiungere nuovi utenti è sufficiente cliccare sull’icona .

Cliccando sull’icona compare la lista di tutti gli utenti gestiti dal PBX con una coppia di parametri con flag interdipendenti per ciascuno di essi: CRM abilitato e CRM admin.Flaggando il primo, l’utente corrispondente sarà automaticamente abilitato all’utilizzo di una postazione sul CRM VOIspeed e diventerà selezionabile anche il secondo parametro; flaggando anche questo, l’utente corrispondente sarà anche un amministratore del CRM acquisendo la possibilità di visualizzare l’agenda di tutti i colleghi del CRM e realizzare report su risultati e performance globali e individuali.

Una volta confermate le attivazioni decise in questa schermata, tutti gli utenti abilitati riceveranno una mail con le credenziali per il primo accesso; il sistema, automaticamente, permetterà di personalizzare la password del proprio account.

N.B. La condizione fondamentale per il corretto utilizzo del CRM VOIspeed è che ogni utente abbia una mail personale ed univoca.

Per abilitare l’integrazione con il SW Gestionale Reviso è sufficiente accedere alla sezione Configurazione–>Azienda–>Integrazioni, cliccare sulla matitina in corrispondenza della voce Reviso, abilitare il modulo ed inserire il proprio Agreement Grant Token di integrazione.

Il token in questione è legato ad ogni singola installazione Reviso e può essere recuperato direttamente dal pannello aperto cliccando sulla voce Ottieni token; così facendo, si aprirà una nuova pagina dove sarà necessario inserire le proprie credenziali amministratore di Reviso grazie alle quali si otterrà il Grant Token necessario.

Dopo la corretta attivazione del modulo di integrazione Reviso è possibile passare alla configurazione delle postazioni abilitate all’utilizzo del gestionale.

Cliccando sull’icona  posta in alto nel modulo abilitato, si aprirà un pannello con la lista degli utenti del centralino con la possibilità di flaggare per ciascuno du voci:

  1. Chiamata in arrivo: abilita l’apertura sulla UI dell’utente del pannello che mostra le info contatto popolate da Reviso all’arrivo di una chiamata;
  2. Chiamata in uscita: abilita l’apertura sulla UI dell’utente del pannello che mostra le info contatto popolate da Reviso quando l’utente sta effettuando una chiamata.

Ovviamente, la comparsa di questo pannello è comunque subordinata alla presenza nel gestionale Reviso del contatto esterno coinvolto nella chiamata in ingresso/uscita con l’utente.

Per maggiori informazioni sul funzionamento dell’integrazione con Reviso lato UI cfr. Articolo

Oltre alla visualizzazione delle informazioni di contatto, l’integrazione fra VOIspeed e Reviso prevede anche la sincronizzazione fra i contatti pubblici della rubrica VOIspeed e la lista dei Clienti del gestionale Reviso.

La funzionalità prevede una prima sincronizzazione in cui è possibile importare in VOIspeed il totale dei contatti del gestionale e poi una procedura di mantenimento tramite la quale è possibile tenere sincronizzati i contatti modificati in Reviso con quelli presenti in VOIspeed.

N.B. la sincronizzazione (iniziale e nel tempo) avviene UNICAMENTE da Reviso verso VOIspeed. Per questo, i contatti caricati da Reviso non sono modificabili da UI.

PRIMA SINCRONIZZAZIONE

La prima sincronizzazione che permette un importazione massiva dei contatti già presenti in Reviso all’interno del VOIspeed si può operare facilmente dal centralino.

Dopo aver configurato correttamente l’integrazione, è sufficiente accedere alla sezione Toolbox–>Rubrica cliccare sull’icona Importa rubrica e selezionare la voce Importa da Reviso.
A questo punto il PBX provvederà a richiedere e caricare in automatico tutti i contatti Clienti (tabella Customers di Reviso) dal gestione, utilizzandoli per popolare la propria rubrica.

Ovviamente, tutti i contatti non utili da un punto di vista telefonico (privi di numeri di telefono) saranno scartati dalla procedura di importazione.

ALLINEAMENTO CONTATTI NEL TEMPO

Oltre a realizzare una prima sincronizzazione fra i contatti di Reviso e la rubrica su VOIspeed, l’integrazione permette anche l’allineamento nel tempo dei contatti modificati su Reviso.

Per fare ciò, è necessario configurare all’intero di Reviso un URL apposito (Web hook) che viene generato al momento dell’abilitazione del modulo di integrazione poiché è legato ad ogni singola installazione.

Per recuperare il web hook in questione è sufficiente cliccare sull’icona “lente di ingrandimento” in corrispondenza del modulo Reviso abilitato; si aprirà una finestra di comunicazione da cui copiare l’URL definito come “Web hook sinc. clienti”.

Una volta copiato, questo valore va utilizzato per creare un nuovo Web hook in Reviso; per fare ciò è necessario accedere in Reviso con account Amministratore e poi entrare in Impostazioni–>Tutte le impostazioni–>Estensioni–>Web hooks. In questa pagina, cliccare sulla voce Nuovo web hook e compilare la form che compare inserendo:

  1. Tipo: Cliente aggiornato;
  2. Nome: un nome a piacere;
  3. URL: l’URL prelevato dal modulo Reviso abilitato in VOIspeed

Dopo aver salvato questa configurazione, i contatti creati/modificati in Reviso verranno creati/modificati anche in VOIspeed.

N.B. In Reviso il web hook disponibile è relativo ai soli contatti Clienti; questo significa che non è possibile sincronizzare con la rubrica VOIspeed altre tipologie di contatti (ad esempio i Fornitori).
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