Conoscere la digitalizzazione delle comunicazioni in 3 passi

da | 8 Nov 2021

Il mondo aziendale è impegnato in una complessa attività di riorganizzazione delle proprie strutture, con l’obiettivo fondamentale di incorporare, all’interno della cultura imprenditoriale, le opportunità offerte dall’innovazione tecnologica digitale.
Recentemente, il processo di digitalizzazione delle imprese ha subito una rapida accelerazione, condizione necessaria alla sopravvivenza di molte realtà lavorative toccate dalla pandemia.

1) Cos’è?

Molti imprenditori si illudono che digitalizzare la propria attività significhi semplicemente convertire i documenti cartacei in file elettronici. Altri considerano il processo di digitalizzazione come una spesa superflua, secondaria rispetto a molti altri investimenti a breve periodo.

La realtà è molto diversa: digitalizzare un’attività comporta l’adattamento di tutti i processi aziendali alle esigenze imposte dall’era digitale, dove la velocità e l’efficienza degli stessi processi possono fare la differenza rispetto alla concorrenza.

Questa operazione si rivela importante soprattutto per le piccole e medie aziende, che sono parte di un mercato sempre più competitivo e caratterizzato da cambiamenti continui.

Tuttavia, secondo il rapporto Istat su Imprese e ICT, nel 2020 ancora l’82% delle imprese con almeno 10 addetti si colloca a un livello “basso” o “molto basso” d’adozione dell’ICT.

Perché questa percentuale risulta ancora così spaventosamente alta?

Perché, per avviare la trasformazione dei processi lavorativi “analogici” in processi digitali, sono necessari degli investimenti in 2 aree specifiche:

  • competenze e abilità tecniche, formando professionisti con competenze digitali;
  • infrastrutture innovative e moderni device.

2) Quali sono i vantaggi?

Perché la digitalizzazione si rivela un investimento ad alto rendimento che permette di aumentare esponenzialmente le performance e, di riflesso, i ricavi.
Nel dettaglio, i processi digitalizzati generano una serie di vantaggi che, sommati insieme, danno luogo ad un generale incremento delle performance.

Questi singoli benefici, ricavati dall’analisi dell’impatto della digitalizzazione in diverse realtà aziendali, possono essere riassunti in:

  • Riduzione dei tempi di esecuzione dei processi
  • Riduzione dei costi operativi
  • Possibilità di avere una puntuale raccolta e analisi dei dati
  • Sviluppo di nuove competenze
  • Semplificazione nelle comunicazioni e nella condivisione di informazioni

In riferimento all’ultimo punto, ovvero l’impatto su comunicazioni e condivisione di informazioni, con l’avvento della pandemia è emersa l’assoluta inadeguatezza di dotazioni in tecnologie avanzate e la scarsa attenzione posta dai professionisti verso la digitalizzazione della telefonia.

Infatti, molte aziende dotate già di servizi cloud, come CRM o gestionali, hanno avuto la possibilità di dare continuità al loro lavoro ma, allo stesso tempo, si sono trovate ad affrontare dei sistemi di comunicazione ormai obsoleti sia nei precedenti che negli attuali contesti di lavoro, che hanno reso i contatti con collaboratori e clienti confusionari o difficili.

3) L’impatto del digitale sulla telefonia

La telefonia conserva il primo posto come forma di comunicazione per le imprese: l’84% delle imprese giudica i servizi di telefonia vocale “molto” o “abbastanza” importanti.

Inoltre, il telefono fisso ed il PC fisso rappresentano ancora, per la loro ampia diffusione, i principali strumenti di comunicazione messi a disposizione dalle aziende ai propri dipendenti: analizzando i numeri pre-pandemia, rientravano nella dotazione delle imprese italiane rispettivamente per il 91% e l’86,1%.

La necessità di dover effettuare il lavoro da remoto ha influito in modo significativo nell’acquisto da parte delle aziende, di notebook, smartphone e tablet, per sopperire ai bisogni dei propri collaboratori in smartworking.

La difficoltà più grande con cui si sono interfacciati i professionisti non è stata sopperire questa mancanza di hardware mobile, piuttosto come mantenere una costanza ed una efficienza nella gestione dei contatti telefonici interni ed esterni.

Centralini analogici e sistemi di comunicazione obsoleti si sono rivelati un collo di bottiglia per l’incremento di performance derivante dai processi già digitalizzati (riguardante ad esempio l’archiviazione di informazioni, anagrafiche e documenti).

Infatti, gli effetti negativi generati dalla mancanza di sistemi telefonici digitalizzati, hanno impattato ed impattano tutt’ora in modo diretto sui benefici prodotti dagli altri processi già innovati:

  • dilatazione dei tempi di gestione dei clienti e degli interlocutori aziendali
  • dilatazione dei tempi di gestione delle informazioni
  • diminuzione efficienza nell’organizzazione del lavoro
  • impossibilità di raccolta e tracciamento informazioni su comunicazioni telefoniche

Al contrario, i sistemi telefonici digitalizzati, come i centralini in cloud o le piattaforme uniche di comunicazione, hanno incrementato in misura tangibile non solo la facilità di comunicazione rispetto alle soluzioni analogiche, ma anche la dimensione dell’attività economica e la produttività, grazie alla molteplici funzionalità implementate ed implementabili nel tempo.

Le tecnologie dell’informazione e delle comunicazioni digitali facilitano la creazione e la trasmissione della conoscenza, favorendo la decentralizzazione dei processi decisionali, il coordinamento dei gruppi di lavoro e l’analisi delle informazioni: sistemi che permettono una flessibilità importante, senza subire vincoli spaziali legati al suo utilizzo, mantenendo, ad esempio, un unico numero di riferimento per tutti gli interlocutori aziendali ma, allo stesso tempo, rendendo fruibili su più devices le comunicazioni a tutti i professionisti in azienda.

In conclusione, rinunciare ai benefici della digitalizzazione della telefonia non significa solamente generare inefficienze inevitabili, ma equivale ad un assist prezioso per una concorrenza più attrezzata, più efficiente e più digitale.

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